1. 자금관리시스템에서 무엇을 할 수 있나요?

자금관리시스템은 회사에서 발생하는 입금·출금과 현금 흐름, 은행별 예금, 구매자금, 자금계획과 실적 등을 통합적으로 관리할 수 있도록 구성되어 있습니다.

2. 프로그램을 처음 실행하면

자금관리시스템을 실행하면 먼저 회사별 공용데이터 선택 화면이 나타납니다. 바로 자금현황으로 들어가지 않는 이유는 회사별 데이터를 안전하게 구분해서 사용하기 위해서입니다.

공용데이터는 해당 회사의 자금관리 자료와 사용자 정보가 저장되는 데이터 파일이라고 이해하면 쉽습니다.

3. 여러 회사를 관리한다면

여러 회사를 관리하는 경우에는 회사마다 별도의 공용데이터를 연결해 사용합니다. 예를 들어 A회사와 B회사의 자료를 하나로 섞는 것이 아니라 각각 독립적으로 관리합니다.

4. ‘연결’과 ‘선택’의 차이

공용데이터 연결

해당 회사의 데이터가 아직 등록되어 있지 않을 때 사용합니다. 사용할 공용데이터 파일을 지정하여 프로그램과 연결하는 과정입니다.

회사 선택

이미 연결된 회사에서 실제 업무를 시작할 때 사용합니다. 회사를 선택하면 해당 회사의 공용데이터를 불러온 후 로그인 화면으로 이동합니다.

5. 로그인 후에는 ‘전체현황’부터

처음 프로그램에 들어왔다면 바로 거래를 입력하기보다 전체현황을 먼저 확인하는 습관을 권장합니다. 전체현황은 자금관리시스템의 대시보드 역할을 하며 회사의 전반적인 자금상태를 빠르게 살펴보는 출발점입니다.

6. 자금입출금 입력

자금관리의 기본은 어디에서 돈이 들어왔고 어디로 돈이 나갔는지 정확하게 기록하는 것입니다. 일반적인 회사의 자금거래는 자금입출금 입력 메뉴에서 관리합니다.

금액만 기록하기보다 거래의 성격을 적절히 분류하면 월별·연도별 자금흐름을 파악하기가 훨씬 쉬워집니다.

7. 현금입출금 입력

은행계좌를 통하지 않고 실제 현금으로 지급하거나 수령한 거래는 현금입출금 입력에서 관리합니다. 은행거래와 현금거래를 구분하면 실제 통장잔액과 프로그램의 자금현황을 맞추는 과정이 쉬워집니다.

8. 자금계획은 ‘앞으로의 돈’을 관리합니다

좋은 자금관리는 이미 발생한 거래만 기록하지 않습니다. 앞으로 받을 돈과 지급할 돈을 미리 관리해야 합니다.

매출대금 입금 예정, 원재료 대금 지급, 급여, 세금, 대출 원리금 상환, 설비대금 등 예상할 수 있는 자금의 수입과 지출을 자금계획에 반영합니다.

9. 일자금 · 월자금 · 년자금현황

10. 은행별 예금현황

회사가 여러 은행과 계좌를 이용한다면 은행별 예금현황에서 어느 은행에 얼마의 자금을 보유하고 있는지 확인합니다.

11. 계획대비실적

자금계획을 세웠다면 실제 결과와 비교해야 계획의 의미가 생깁니다. 계획대비실적에서는 예정했던 금액과 실제 집행된 금액의 차이를 확인합니다.

12. 자금예측

현재 통장잔액이 많다고 해서 항상 자금사정이 좋은 것은 아닙니다. 며칠 뒤 큰 매입대금, 급여, 세금 또는 대출상환이 예정되어 있다면 실제 자금여력은 달라집니다.

자금예측은 현재 자료와 앞으로의 자금계획을 함께 살펴보면서 향후 자금흐름을 판단하는 데 활용합니다.

13. 경영진 보고서

자금담당자는 개별 거래까지 확인해야 하지만 경영진은 회사의 전체 자금상태와 중요한 변화를 빠르게 파악하는 것이 중요합니다. 경영진 보고서는 주요 자금정보를 보고용으로 확인하는 메뉴입니다.

14. Excel 자료분석

기존에 Excel로 관리하던 자금자료가 있다면 Excel 자료분석 기능을 활용할 수 있습니다. 다만 회사마다 Excel 작성방식이 다를 수 있으므로 분석 후 날짜, 금액, 수입·지출 구분, 계좌정보 등이 정상적으로 인식되었는지 확인하는 것이 좋습니다.

15. 변경이력

회사 자금자료는 중요한 경영정보입니다. 변경이력을 통해 프로그램 사용 중 발생한 데이터 변경사항을 확인할 수 있습니다. 여러 사용자가 함께 사용하는 환경에서는 특히 유용합니다.

16. 환경설정

프로그램을 처음 도입했다면 실제 거래를 많이 입력하기 전에 환경설정을 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 회사의 운영 기준과 프로그램 설정이 맞아야 이후 현황과 분석결과도 올바르게 활용할 수 있습니다.

17. 초보자에게 추천하는 하루 사용순서

18. 여러 사람이 함께 사용할 때

공용데이터를 여러 사용자가 함께 이용한다면 무엇보다 현재 어느 회사의 데이터를 사용하고 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

중요한 입력이나 대량 작업을 한 뒤에는 저장 상태를 확인하고, 데이터가 정상적으로 반영되었는지 관련 현황 메뉴에서도 확인하는 습관을 권장합니다.

19. 백업은 꼭 해주세요

회사 자금자료는 다시 만들기 어려운 중요한 데이터입니다. 프로그램이 정상적으로 작동하더라도 정기적으로 백업하는 것이 좋습니다.

20. 처음 사용하는 분이 기억할 5가지